Электронный документооборот: понятие и принципы работы


Сегодня ни одна фирма, ни одно предприятие не обходится без документооборота. Каким бы видом деятельности не занималась компания, так или иначе создаются документы: отчеты, проекты, акты, ордеры, приказы, распоряжения и т.д., которые нужно систематизировать и хранить.

Заниматься организацией документооборота – работа сложная и утомительная. Иначе как бумажной волокитой ее не назовешь. Об этом знают все, кто сталкивался с подобного рода деятельностью.

В настоящее время, с появлением электронных систем управления документооборотом (СЭДО), появилась и возможность организовать управление деятельностью организации, как нужно конкретной компании с конкретными потребностями и задачами. Внедрение электронного документооборота существенно облегчает работу и позволяет сэкономить драгоценное время, организуя управление бизнесом.

Электронный документооборот представляет собой реализацию концепции безбумажного делопроизводства. Это механизм, помогающий работать с документами, представленными в электронном виде, организуя их в единую взаимосвязанную систему.
В такой системе каждый документ становится уникальным через однократную его регистрацию. Это позволяет проследить движение документа на разных этапах работы, а также выявить ответственного за выполнение задания.

Единая электронная база документов исключает возможность дублирования документов, при этом существует возможность параллельного выполнения операций с одним и тем же документом, сокращая затраты времени на движение документа.

Использование СЭДО позволяет быстрый поиск нужного документа, даже если информация о нем минимальна. Это существенно облегчает управление проектами.

Также очень эффективна разветвленная система отчетов, помогающая реально видеть состояние бизнеса и результаты работы и принимать управленческие решения.
Существуют различные СЭДО: как универсального типа, так и разрабатываемые индивидуально.

СЭДО универсального типа характеризуются стандартным набором функций, относительно низкой стоимостью и минимальными затратами времени и труда на установку и приобретение. Однако такие системы не могут полностью соответствовать всем запросам конкретной компании.

Читать также  FreeFileSync 6.10

В отличие от них индивидуальная система электронного документооборота разрабатывается отдельно для каждого предприятия, таким образом достигая максимальной персонификации системы. Такая СЭДО потребует больше средств и времени для разработки, покупки, настройки оборудования и обучения персонала.

Кроме этого, существуют комбинированные СЭДО. Они характеризуются наличием стандартного базового уровня, на который как бы надстраиваются необходимые каждому предприятию дополнительные индивидуальные модули. Такие системы имеют более удобный интерфейс, просты в освоении, а также способны взаимодействовать с наиболее популярными офисными приложениями.

+ There are no comments

Add yours