Бумажные носители ПДн: обработка без средств автоматизации
Анкета в папке, журнал посетителей на вахте, личное дело в шкафу кадровика: 152-ФЗ действует и без сервера, если по бумагам можно найти человека. Постановление Правительства от 15.09.2008 № 687 как раз про этот режим. Ниже практический минимум: разделить носители по целям, назвать места и людей, закрыть шкаф. Это не уничтожение (акт и сроки — отдельная статья) и не перечень допущенных к информационной системе.
Оговорка. Статья не юридическая консультация. Требования сверены по постановлению Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 в редакции с изменением от 18.01.2025 № 12 (срок действия положения — до 1 сентября 2030 года) и по статье 1 152-ФЗ (обработка без автоматизации, если возможен поиск по систематизированному собранию). Проверяйте редакцию: постановление № 687, 152-ФЗ. Локальные акты согласуйте с юристом. Структура близка к области неавтоматизированной обработки в методике контроля Группы Сбер (источник); это методика для крупных компаний, мы пересказываем её своими словами.
Когда это неавтоматизированная обработка
Положение № 687 считает обработку неавтоматизированной, если использование, уточнение, распространение и уничтожение данных каждого человека идут при непосредственном участии человека. То, что бумагу когда-то напечатали из ИСПДн, само по себе не делает пачку «компьютерной обработкой». Хаотичная куча листовок на столе всё равно попадает под 152-ФЗ, если это систематизированное собрание, по которому ищут человека.
Что требует норма
| Мера (по положению № 687) | Что сделать у себя |
|---|---|
| Обособить ПДн от прочей информации | Отдельные папки, разделы, поля форм; не один корешок «всякое» |
| Не мешать на одном носителе несовместимые цели | Кадры, клиенты, пропуска — разные тома. Медицинские справки не в общей папке продаж |
| Сообщить людям, кто работает с бумагой | Что это ПДн, какие категории, какие правила. Подпись об ознакомлении |
| Типовая форма с ПДн | Цель, оператор и адрес, ФИО и адрес субъекта, источник, сроки, действия, способы; поле согласия, если нужно письменное; человек видит только свои данные |
| Журнал разового пропуска на территорию | Акт оператора: цель, состав полей, кто ведёт, сроки; не копировать журнал; одну запись на один проход |
| Места хранения и список лиц | По каждой категории — шкаф/комната и поименный или должностной перечень доступа |
| Сохранность и недопуск посторонних | Запираемый шкаф, ключи, запрет уносить домой. Конкретный набор мер оператор утверждает сам |
Кадры на бумаге дополнительно живут по ТК: ПДн работников. Сроки, сколько папку вообще держать: хранение документов с ПДн. Как уничтожить бумагу, когда срок вышел: уничтожение.
Минимум за неделю
- Обойдите кабинеты: где лежат анкеты, пропуска, договоры с ФИО, больничные. Запишите место и владельца папки.
- Издайте короткий приказ: места хранения, перечень лиц, запрет копировать журнал посетителей «для себя». Общий чек-лист оператора: защита ПДн.
- Разведите папки по целям. Если на одном бланке смешались несовместимые поля — заведите две формы, не замазывайте маркером «на глаз» без правила.
- Ключ от шкафа — у названных людей, не в ящике ресепшена «для всех».
Риск выноса: скан паспорта в телефоне сотрудника превращает бумажный режим в бесконтрольную копию. Запретите снимать личные дела на личный телефон; если копия нужна системе — это уже ИСПДн и её правила.
Диагностика
| Симптом | Причина и что делать |
|---|---|
| Журнал посетителей копируют «на всякий случай» | Прямо запрещено положением для журналов пропуска. Оставьте один экземпляр, копии уничтожьте |
| В одной папке клиенты и медкнижки | Несовместимые цели на одном носителе. Разделите тома |
| Форма анкеты без цели и адреса оператора | Не выполнены условия типовой формы. Допишите шапку, не ждите новой партии бланков: вкладыш допустим, пока не смените макет |
| «У нас всё в 1С, бумага не считается» | Распечатка из системы при действиях руками — как раз зона № 687. Опишите её отдельно |
Санкции за обработку ПДн: размеры штрафов.
Где это в модели зрелости
Материал относится к регуляторике ПДн и к направлению «Безопасность данных» (хаб: безопасность данных, самопроверка: оператор ПДн, карта: карта зрелости). Гигиена — не только сервер: известны места бумажных ПДн, кто к ним допущен, и папки не смешивают цели. Перечень лиц ИСПДн — следующая тема очереди, его сюда не подменяйте.
Как проверить
- Есть схема: категория бумаги → место → кто имеет ключ.
- Журнал посетителей ведётся по акту, копий нет.
- Типовая анкета содержит цель, оператора и источник данных.
- Медсправки и клиентские договоры лежат в разных томах.
- Сотрудники, которые трогают бумагу, ознакомлены с правилами под подпись.
Как делают в международной практике
GDPR не выделяет «бумажный» режим отдельным постановлением, но статья 32 требует меры безопасности с учётом носителя: шкаф, доступ, уничтожение. Это не российский закон и не замена положения № 687. Текст: gdpr-info.eu.
Источники
- Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 (ред. с 18.01.2025, действует до 01.09.2030): КонсультантПлюс, Гарант.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, статья 1: КонсультантПлюс.
- Методика осуществления контроля соблюдения фокусными компаниями законодательства РФ в области персональных данных, Группа Сбер: sberbank.ru.
