Сроки хранения документов с ПДн: закон и перечень 236

152-ФЗ говорит: не храните дольше, чем нужно для цели. Архивный перечень говорит: личное дело работника нельзя выкинуть через месяц после увольнения. Оба требования действуют вместе: специальный срок закона или перечня — это как раз «иное», из-за которого данные не уничтожают в 30 дней после цели. Ниже как собрать одну таблицу сроков и не перепутать её с процедурой уничтожения.

Оговорка. Статья не юридическая консультация и не замена номенклатуры дел. Принцип хранения сверен по части 7 статьи 5 152-ФЗ; перечень типовых управленческих документов — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Минюст 06.02.2020 № 57449); как читать срок «50/75 лет» — инструкция, утверждённая приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Документы меняются, проверяйте редакцию: 152-ФЗ, приказ № 236, закон об архивном деле № 125-ФЗ. Конкретную строку перечня для вашего документа смотрите в актуальном тексте и с юристом или архивистом. Структура близка к области сроков хранения в методике контроля Группы Сбер (источник); это методика для крупных компаний, мы пересказываем её своими словами.

Что требует норма

Норма	Срок / правило	Что сделать
Часть 7 статьи 5 152-ФЗ	Хранить в виде, по которому человека ещё можно узнать, не дольше цели, если срок не задал федеральный закон или договор, где субъект сторона, выгодоприобретатель или поручитель. После цели — уничтожить или обезличить, если федеральный закон не велит иначе	Для каждой категории данных записать цель и срок-основание
Закон об архивном деле № 125-ФЗ и перечень № 236	Типовые управленческие документы хранят столько, сколько указано в перечне; выкидывать раньше запрещено инструкцией к перечню	Номенклатура дел со ссылкой на статьи перечня, не «пока место есть»
Статья 21 152-ФЗ	Сроки уничтожения, когда цель достигнута, согласие отозвано или обработка незаконна	Процедура: уничтожение ПДн — после того как истёк срок хранения

Если перечень велит хранить 50 лет, «цель трудового договора достигнута» не даёт права сжечь личное дело через 30 дней. Если ни закон, ни договор срока не дали (типичные заявки с сайта) — держите ровно столько, сколько записали в политике под цель, и уничтожайте.

Как читать 50/75 лет

Для документов по личному составу перечень ставит дробь 50/75. Инструкция к перечню (приказ № 237) разъясняет: 75 лет, если делопроизводство по документу закончено до 1 января 2003 года; 50 лет — если после. Не ставьте 75 лет на все новые личные дела «с запасом» и не ставьте 3 года, потому что «в 1С место дорогое». Кадры: ПДн работников.

Бухгалтерские и налоговые документы смотрите в разделе учёта перечня № 236 и в законе о бухгалтерском учёте: там обычно годы, не десятилетия. Не переносите «50 лет» с личного дела на первичку.

Таблица категорий

category,purpose,term,basis,owner,destroy_after
личное дело работника,кадры,50 лет после 2003,перечень 236 / инструкция 237,кадры,акт уничтожения
заявка с сайта,ответ на обращение,1 год если не стал клиентом,политика + статья 5 152-ФЗ,продажи,см. уничтожение
договор с клиентом-физлицом,исполнение договора,срок договора + срок исковой давности,договор + перечень 236,юрист,акт
резюме непринятого,подбор,срок из политики,статья 5 152-ФЗ,кадры,политика подбора

Резюме отдельно: ПДн кандидатов.

Владелец категории обязан раз в год сверять, что срок в таблице совпадает с актуальной строкой перечня. Бумага в шкафу живёт по той же таблице: бумажные носители. Копии в бэкапе не продлевают срок сами по себе: когда срок вышел, данные блокируют и уничтожают по правилам статьи про уничтожение, в том числе с учётом цикла копий.

Диагностика

Симптом	Причина и что делать
В политике «храним 3 года всё»	Игнорируют перечень № 236. Разведите кадры, бухгалтерию и заявки
Личные дела удалённых сотрудников стёрли из 1С через год	Электронный кадровый документ — тоже документ со сроком. Верните порядок хранения, оцените риск. Штрафы: обзор
Заявки с сайта копятся с 2018 года	Нет срока по цели. Назначьте срок в политике и уничтожьте просроченное
Путают срок хранения и 30 дней статьи 21	30 дней — когда цель уже исчерпана и нет другого законного срока. Сначала таблица, потом уничтожение

Где это в модели зрелости

Материал относится к регуляторике ПДн и к направлению «Безопасность данных» (хаб: безопасность данных, самопроверка: оператор ПДн, карта: карта зрелости). Гигиена — таблица «категория — срок — основание», а не фраза «храним по закону». Уничтожение без этой таблицы бьёт либо по архиву, либо оставляет вечные базы.

Как проверить

Есть таблица категорий с целью, сроком и ссылкой на 152-ФЗ, договор или строку перечня № 236.
Для личных дел после 2003 года стоит 50 лет, не «до увольнения».
Для заявок с сайта есть конечный срок, не «бессрочно для аналитики». Обезличивание, если нужно считать дальше: обезличивание.
Номенклатура дел и политика обработки не спорят друг с другом.
Просроченные заявки за прошлый год либо уничтожены с актом, либо обоснованно продлены.

Как делают в международной практике

В GDPR принцип ограничения хранения — статья 5: данные в идентифицируемом виде не дольше, чем нужно для целей, если закон не установил иное. Национальные архивные сроки в ЕС тоже перекрывают общее правило. Это не российский закон и не замена 152-ФЗ и перечня № 236. Текст: gdpr-info.eu.

Источники

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, статья 5: КонсультантПлюс.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: КонсультантПлюс.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень типовых управленческих документов): КонсультантПлюс.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 (инструкция по применению перечня, в том числе 50/75 лет): текст инструкции сверяйте в справочной системе.
Методика осуществления контроля соблюдения фокусными компаниями законодательства РФ в области персональных данных, Группа Сбер: sberbank.ru.